Vi i Inyett analyserer over 50 millioner transaksjoner fra over 700 selskaper og organisasjoner i Sverige hvert år. Det gir oss mulighet til å finne risikoer, betalingsmønstre og trender som du som jobber med økonomi, regnskap, innkjøp eller bedriftsstyring bør vite om.
Å foreta en betaling to ganger ved en feil, en dobbeltbetaling, er en av de vanligste feilene mange bedrifter opplever. Ifølge vår innsikt skjer det ganske ofte, faktisk i gjennomsnitt nesten en gang i måneden. For å redusere denne risikoen trenger du gode verktøy, men også innsikt i hvorfor en dobbeltbetaling kan oppstå.
Her er de 6 mest vanlige årsakene:
Samme leverandør, registrert flere ganger
Som du allerede vet kan en leverandør være registrert flere ganger i dine systemer. En faktura med samme fakturanummer kan for eksempel registreres to ganger i ditt økonomisystem og behandles av ulike personer i firmaet. Vipps, så har du betalt samme faktura to ganger.
Factoringselskap
En leverandør du har gjort handel med kan bytte praksis ved å bruke et factoringselskap til håndtering av egne fakturaer. Du fortsetter som før og betaler til leverandørens gamle kontonummer. Kort tid etter kommer en påminnelse fra leverandørens factoringselskap, som også betales.
Uklar fakturamottaker
Risikoen for at en faktura eller påminnelse betales to ganger øker hvis det er uklart hvem i organisasjonen som faktisk skal betale den, eller fakturaer sendes på tvers i for eksempel ulike selskaper i et konsern.
Papir- og e-faktura
Mange leverandører sender fakturaer både på papir og elektronisk, og noen ganger også med ulike fakturanummer. Du ser ikke at dette er den samme fakturaen, og betaler begge to.
Manuelle feil
Manuelle feil skjer. For eksempel at du legger inn en feil i fakturanummeret. Økonomisystemet tolker dette som en unik betaling, men det ser ikke mottakeren og purrer. Dette er også å regne som en dobbeltbetaling.
Feiltolket faktura
Du risikerer at fakturanummer, ordrenummer eller andre felter kan feiltolkes når du scanner en faktura. Da kan dobbeltbetalinger forekomme.
